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[週刊!]実践英語のツボ english town.com
*  英語で上手にビジネスレターを書こう
しっかりと書かれたビジネスレターで、商談を成立させましょう! この10項目を読んで、ビジネスレターのプロになろう!

良い第一印象を与える。

まずはsalutation(あいさつ)や文の書き始めで好印象を与えるようにしましょう。まずは受取人の名前や肩書きなどが正しいか確認しましょう。例えば"Dear Ms. Jones"などです。もし相手の名前が分からない場合には"Dear Sir or Madam"を使いましょう。

趣旨を明確に言う。

最初の段落では、手紙の趣旨を明確に書きましょう。例えば、「電話でお話ししたように、ご依頼の情報を手紙でご提供させていただきます」と書きます。

手紙の理由。

ビジネスレターを書くシーンは、inquiry(情報を求める)やrequest(依頼、要求)やapology(謝罪)やcomplain(問題などについて不満を訴える)など色々あります。趣旨によって手紙の文体や語気、雰囲気が決まります。

依頼の手紙。

依頼の手紙を書く場合には、Could you possibly.....(もし可能でしたら....)やI would be grateful if you could....(もし・・・していただけたら大変うれしいのですが)などと丁寧に書きましょう。

悪い知らせを書く。

悪い知らせや謝罪の手紙を書くときには、丁寧かつ如才無く問題の理由を明記しましょう。例えば、Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment.(大変残念ですが、今現在は新入社員を雇用していません)やI am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier(申し訳ございませんが業者との問題があり、定刻までにご注文品を揃えるこごができません)などです。

文を結ぶ

最後の段落では、closing remarks(結語)やPlease contact us if you have any further questions(もし他に質問がございましたら、どうぞご連絡ください)も書き添えましょう。書類を同封する場合は、文の終わりにこのように付け加えることができます。Please find enclosed......(同封の・・・をご参照ください)もしくはI am enclosing.....(...を同封させていただきます)

将来での関係や接触に触れる

手紙の最後にはこれからの先の連絡や接触についても記しましょう。I look forward to seeing you next Thursday(来週の木曜日にお会いできるのを楽しみにしております)

手紙を結ぶ

手紙のclose(まとめ)や締めくくりについては、手紙を宛てる人とあなたとの関係によりけりです。Yours faithfullyは、yours sincerelyよりもフォーマルな「敬具」にあたりますが、親しいビジネスの関係者や友達には「よろしく」に近いbest regardsが使われます。

署名をする

文を結んだ後にはsignature(手書きのあなたの署名)をしなければいけません。その真下にあなたの名前を活字で記します。

間違いがないか確認する。

手紙を送る前には必ずしっかりとproofread(校正)をしましょう。文法に間違いがないか、スペルや句読点はあっているか等、しっかり確認しましょう。最後のチェックでは、あなたの手紙が明確で、簡潔で、正確で、丁寧で、得心の行く手紙かどうかを自分自身で読み返して確認しましょう。

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