I'm sorry to bother you ...

ますは"I'm sorry to bother you"（面倒をおかけするようで申し訳ありませんが）と始める事で、その日に十分なくらい苦情を聞いてる人でも、落ち着いてきけるようになります。状況がそんなに深刻ではない場合に使いましょう。例えば"I'm sorry to bother you, but I wanted a baked potato, not fries."（すいませんが、フライドポテトではなく、ベークドポテトを頼んだのですが）と使えます。

Can you help me with this?

誰でも命令されるよりは、頼まれたほうが良い気分ですよね！苦情を言う時も、お願いをするように伝えてみましょう。"Can you help me with this? My shirt came back from the laundry missing buttons."（ちょっと助けていただけますか？クリーニングから戻ってきた私のシャツのボタンがないんです）

I'm afraid there may be a misunderstanding.

これは"Your information is wrong. Please fix it now."（あなたの情報は間違いです。今　訂正してください）という時の丁寧な表現です。多くの場合、飛行機、ホテル、レストランなどで予約をした時、またはその場に着いた時に使われます。あなたが頼んだ事、期待していた事と違うと伝える表現です。"I'm afraid there may be a misunderstanding. I requested a non-smoking room."（どこかで誤解があったのかと思います。私は禁煙席をお願いしました）と怒らずに伝えましょう。

I understand it's not your fault ...

苦情を言う多くの場合、あなたが話をする人は直接的に責任のある人ではありません。でも問題はあなたの責任でもありません！このプレーズは敏速な応対が必要な時に使えます。まず話している相手に責任を要求している訳ではないことを伝えて、それからはっきりとあなたの問題を伝えましょう："I understand it's not your fault, but the airline promised they would deliver my baggage yesterday." (あなたの責任ではないことは分かっているのですが、航空会社からは昨日荷物を届けてもらえるとのお約束を頂いているのです）

Excuse me, but I understood that ...

この表現を使うことであなたは十分な情報があって、相手があなたを利用しようとしているのではないと疑っていることを伝える事ができます。"Hey! You're trying to cheat me!"（ちょっと！私を騙そうとしてるでしょう！）と言ってはいけません。まずはあなたが確実に知っている情報を伝えましょう。"I understood that the taxi ride to the airport was only 25 dollars." （空港までのタクシー料金は２５ドルだと聞いています）そうして、相手に返答のチャンスをあげましょう。

そうは言っても、脅されている時には丁寧に物事を言ってる場合ではありません！問題が苦情を超えるような場合には、はっきりと直接問題を伝える表現を使いましょう。"I need to speak with a manager,"（責任者とお話させてください） "This is unacceptable,"（こんなこと了解できません）"Please fix the situation immediately,"（すぐに事態を調整してください）"I demand a refund."（返金をお願い（要求）します） などです。